Policies and
Procedures for a Complaint against a Provider
It is the policy of the Child Care
Resource and Referral Agency of West Central Georgia at Thomaston – a
program of Flint River Technical College to maintain a written record of
all complaints against child care providers. Complaints may be related,
but not limited to the following areas:
~ Possible child abuse or neglect by a provider
~ Possible violation of the child care licensing
rules and regulations by a provider
~ Possible inappropriate child management or
business practices by a caregiver
The date
and nature of the complaint will be logged on a complaint log and will
include the provider’s name, address and phone number if given by the
complainant.
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If a complaint appears to involve conflicts in values
and expectations that do not appear to be an issue of abuse, neglect or
a licensing violation, the staff will encourage the complainant to take
responsibility for resolving complaints by discussing their concerns
with the provider first. As a second step, the CCR&R staff will provide
the complainant with the number to Bright From the Start: Georgia
Department of Early Care and Learning which is (888) 442-7735 or (404)
657-5562 to report suspected violations of the Child Care Licensing
Rules and Regulations and/or other concerns that have not been resolved
with the provider.
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If a pattern of complaints concerning conflicts,
values and expectations or violations of licensing regulations develops
against a facility, the CCR&R staff will discuss the situation with the
facility personnel staff. Technical assistance may be offered to the
facility to assist in making changes. If assistance has been provided
and the provider is unable or unwilling to make steps towards change,
the provider may be removed from the parent referral database. This will
be done at the discretion of this agency.
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If the complaint appears to involve possible child
abuse or neglect, the CCR&R staff will discuss with the complainant the
necessary steps that should be taken immediately in order to protect the
children involved. The alleged abuse will be reported to the
Department of Family and Children Services (DFCS) and the Department of
Early Care and Learning. The staff will also discuss with the
complainant the above steps to follow in reporting the alleged abuse or
neglect.
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The complainant must be informed of staff member’s
legal obligation to report any received information of possible abuse
and/or neglect to the local DFCS office as well as the Georgia
Department of Early Care and Learning.
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If the complaint involves a child with special needs
that constitutes an alleged violation of Title III of the Americans with
Disabilities ACT (42 U.S.C. δ 12181 et seq.), the CCR&R Inclusion
Coordinator will be made aware of the incident, and will be provided
with a summary of the incident. The Inclusion Coordinator will discuss
with the complainant, the necessary steps to follow to protect and
advocate for the rights of the individual that have been allegedly
violated. The Inclusion Coordinator will inform the provider of their
legal responsibility and will discuss possible alternatives.
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If the complaint involves an alleged violation of the
federal laws including Section 504 of the Rehabilitation ACT of 1978 (29
U.S.C. δ 794), the CCR&R Inclusion Coordinator will be made aware of the
incident, and will be provided with a summary of the incident. The
Inclusion Coordinator will discuss with the complainant, the necessary
steps to follow to protect and advocate for the rights of the individual
that have been allegedly violated. The Inclusion Coordinator will inform
the provider of their legal responsibility and will discuss possible
alternatives.
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The staff will submit the complaint to the CCR&R
Director for review. In case that the Director is not available, the
complaint should follow the guidelines below.
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Staff members will record the complaint in the
complaint log and will fill out a complaint form (which both forms can
be found in office # 305 on the Cherry shelf in a black three ring
binder ) and will send the allegation on the complaint form by fax to
the appropriate person at the Georgia Department of Early Care and
Learning . An attached complaint form is attached for review.
Additionally, a report will be made by phone to the county DFCS office
in the case of alleged abuse and/or neglect.
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Staff members should follow-up by placing a call to
the Georgia Department of Early Care and Learning to request that our
agency receive a report of the results of the investigation.
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Staff should follow-up with the Bright From the
Start within seven (7) days if we have not been contacted.
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Staff should follow up with the caller if it has
been requested.
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While a complaint of child abuse and/or neglect,
licensing violation; violation of Title III of the Americans with
Disabilities ACT or violation of the federal laws including Section
504 of the Rehabilitation ACT is being investigated by Bright From the
Start, the provider will temporarily be suspended from the CCR&R
parent referral database, until feedback from Bright From the Start
Program Consultant can be obtained.
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Once information has been received from the Georgia
Department of Early Care and Learning, a decision will be made to
reinstate or permanently remove the provider from the parent referral
database.
The intent of this policy
is to handle complaints in a way, which will:
~ Protect children who are in care
~ Protect the reputation and interests of
child care providers
~ Protect the liability and credibility of the
agency
~ Protect the relationships between various
programs and providers
~ Honor confidentiality of parents
Políticas de Quejas y Procedimientos
(Políticas y Procedimientos para levantar una Queja
en contra de un Proveedor)
Es
política de la Agencia de Recursos y Referencias para el Cuidado del Niño
del Centro Oeste de Georgia en Thomaston – un programa del Flint River
Technical College el mantener un registro escrito de todas las quejas en
contra de proveedores de cuidado infantil. Las quejas pueden ser
relacionadas pero no limitadas en las siguientes áreas:
Posible abuso o
descuido del niño por el proveedor.
Posible violación
de las reglas y regulaciones de los términos de la licencia del
cuidado a niños por un proveedor
Posible inapropiado manejo de niños o inapropiadas prácticas de negocios
por un custodio
La
fecha y naturaleza de la queja serán documentadas en un registro de quejas
que incluirá el nombre del proveedor del servicio, dirección y número
del teléfono si es provisto por la persona que emite la queja.
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1. Si
la queja parece que envuelve conflicto de valores y expectativas que no
parecen ser un asunto de abuso, el personal alentara al quejoso a
resolver sus inquietudes con el proveedor primero. Como segundo paso,
el personal de CCR&R proveerá al quejoso el número de teléfono de Bright
from the Start: Departamento de Cuidado Temprano y Aprendizaje el cual
es (888) 442-7735 o (404) 657-5562 para reportar la sospecha de
violación de las reglas de la licencia y Regulaciones y / u
otras inquietudes que no hayan sido resueltas con el proveedor.
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Si repetidas quejas concernientes a conflictos de valores y
expectativas o violaciones de las regulaciones se desarrollan en contra
del proveedor, el personal de CCR&R discutirá la situación con los
empleados del la institución que provee el cuidado infantil. Asistencia
técnica puede ser ofrecida a la institución para ayudarla a hacer los
cambios apropiados. Si la asistencia ha sido dada y el proveedor es
incapaz o no esta dispuesto a tomar los pasos destinados a resolver el
problema, este puede ser removido de la base de datos de referencias.
Esto se hará a discreción de esta agencia.
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Si la queja
parece que envuelve un posible abuso del niño y descuido, el personal de
CCR&R discutir« con el quejoso los pasos necesarios que serán tomados inmediatamente en
orden de proteger a los niños involucrados. El presunto abuso será
reportado al Departamento de Servicios de la Familia y Niños (DFCS
siglas en ingles) y al departamento de Cuidado Temprano y Aprendizaje,
(Departament of Early Care and Learning). Nuestro personal también
discutirá con el quejoso de los pasos arriba mencionados a seguir
informándole acerca del curso del proceso del presunto caso de abuso
o descuido infantil.
a. El
quejoso debe ser informado de la obligación legal de los miembros
del personal de reportar cualquier información recibida de un
posible abuso y/ o descuido a las oficinas locales de
DFCS así como al Departament of Early Care and Learning..(Departamento
de Cuidado Temprano y Aprendizaje)
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Si la queja
envuelve a un niño con necesidades especiales esto constituye una
presunta violación
del Titulo III del ACTA(42 U.S.C. § 12181 et seq.) para Americanos con
Incapacidades. El Coordinador General será alertado del incidente y se
le dará un informe acerca de este. El Coordinador General discutirá con
el quejoso, los pasos necesarios para proteger y abogar por los
derechos del individuo que han sido presuntamente violados. El
Coordinador General informará al proveedor de s responsabilidad
legal y discutirá posibles alternativas.
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Si la queja envuelve una
presunta violación de leyes federales incluyendo
la Sección 504 del ACTA
de 1978 de Rehabilitación (29 U.S.C. § 794),
El Coordinador General de
la Oficina de CCR&R será alertado del incidente,
y será provisto con un
informe sumario acera este. El Coordinador General
discutirá la
queja, y los pasos necesarios para proteger y abogar por los
derechos del
individuo que han sido presuntamente violados. El Coordinador
General
Informará al proveedor de sus responsabilidades legales y discutirá
posibles alternativas
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El personal presentará la
queja al Director del CCR&R para una revisión.
En caso que el
Director no se encuentre disponible, la queja deberá seguir
las normas
descritas a continuación
a. Los
miembros del personal deberán registrar la queja en el registro de
quejas y llenarán un formulario de quejas (los dos formularios pueden
ser
encontrados en office # 305 en estante color cerezo dentro de una
carpeta
negra de tres anillos) y enviarán el formulario de acusación
por fax a DECAL
dirigido a la persona apropiada. Un formulario de quejas
será adjuntado para
una revisión. Adicionalmente, un informe deberá ser
hecho por teléfono a la
oficina de DFCS del condado en caso de presunto
abuso o/ y descuido.
b. Miembros
del personal deberán hacer un seguimiento del caso
haciendo una llamada
a DECAL para solicitar que nuestra agencia reciba
un informe de los
resultados de la investigación.
c. El personal
deberá hacer un seguimiento del caso con Bright from the
Start dentro de
los siguientes (7) días si no han sido comunicados.
d. El
personal deber« informar del proceso al quejoso si este así lo
ha requerido.
e. Mientras
una queja por abuso de niño y/ o descuido, violación de la
licencia;
violación del ACTA del Titulo III para Americanos con Incapacidades
o
violación de las leyes federales del ACTA de Rehabilitación Sección 504
este siendo investigada por Bright from the Start, el proveedor será
temporalmente suspendido del la base de datos de la oficina de
referencias
de CCR&R para padres de familia, hasta que un comentario u
opinión
de Bright from the Start sea emitido.
f. Una vez
que la información haya sido recibida de DECAL, se decidirá
si
reincorporar o remover permanentemente al proveedor del la base de
datos
de referencias.
Esta política intenta
manejar las quejas de una manera, en la cuál:
~ Se
proteja a los niños que están al cuidado.
~ Se proteja la reputación y los intereses de los proveedores de
Cuidado Infantil.
~ Se proteja la responsabilidad legal y credibilidad de la agencia
~ Se proteja las relaciones entre los varios programas de la agencia
y
los proveedores.
~ Se respete la privacidad de los padres de familia.
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